Każda firma, która chce budować trwałe relacje, co ma kluczowe znaczenie dla jej rozwoju, musi wiedzieć, jak organizować profesjonalne wydarzenia. Konferencja firmowa pozwala wzmocnić więzi z obecnymi klientami i partnerami, a także nawiązać prawdziwe relacje i przyciągnąć przyszłych.

Niezależnie od tego, czy organizujesz premierę produktu dla 300 osób, czy szkolenie dla 15 pracowników, kluczowe jest podejście do każdego spotkania ze zrozumieniem podstawowych elementów zarządzania wydarzeniami: badania, projektowania, planowania, koordynacji i oceny. Nie da się ukryć, że organizacja konferencji firmowej nie jest prosta, jednakże, gdy wydarzenie zostanie podzielone na te łatwe do opanowania etapy, znacznie prościej jest opracować jego koncepcje.

Organizacja konferencji firmowej — o czym warto pamiętać?

Zdecyduj o grupie odbiorców

Ważną częścią procesu planowania jest określenie grupy docelowej. Konferencja firmowa ma być skierowana do kadry kierowniczej, partnerów biznesowych, czy może członków społeczności? A może jest to kombinacja kilku lub wszystkich powyższych. Określenie grupy docelowej i zrozumienie, jak do niej dotrzeć, jest niezbędne, aby impreza zakończyła się sukcesem. Kiedy już uda się określić grupę docelową, można dostosować program do jej potrzeb i zainteresowań. Ustalenie, ilu gości zaprosić na takie wydarzenie, jest zawsze stresujące. Jednakże lepiej zaprosić zbyt wiele osób niż zbyt mało. Wybierz sale konferencyjne w Pszczynie, które pomieszczą dużo liczbę gości.

Ustal realistyczny budżet

Musisz wiedzieć, ile pieniędzy masz do dyspozycji, aby określić, jaki rodzaj imprezy możesz zorganizować. Zdecyduj wcześniej, ile chcesz wydać, a następnie zaplanuj wydatki o co najmniej 10% większe. Po ustaleniu budżetu należy wiedzieć, na co przeznaczyć większość środków. Na przykład, jeśli wydasz więcej na wymyślne dekoracje niż na wykwalifikowaną ekipę techniczną lub osobistych mówców, może się okazać, że impreza nie będzie miała treści. Ponadto nie należy skąpić na jedzeniu i napojach, a także wziąć pod uwagę uczestników z ograniczeniami dietetycznymi. Choć może się to nie wydawać tak ważne, jak inne aspekty planowania imprezy, uczestnicy są bardziej wyrozumiali, gdy nie są głodni lub spragnieni.

Wybierz temat i format

Po wyznaczeniu celów i określeniu grupy odbiorców należy wybrać motyw przewodni lub temat imprezy oraz ustalić najlepszy format, w jakim zostanie on przedstawiony gościom. Na przykład, koordynacja wydarzenia dla klientów z udziałem eksperta branżowego, np. zaproszonego prelegenta, może sprawić, że Twoja firma będzie postrzegana jako zaufany doradca, a nie tylko sprzedawca. Inną popularną opcją jest uczenie się od siebie nawzajem z wykorzystaniem paneli dyskusyjnych dla klientów, przemówień, okrągłych stołów i sesji przerywnikowych.